Parmi les nombreuses possibilités offertes par la base de fiches, il y a celle de gérer un annuaire. L’expérience des annuaires a montré qu’il était utile de créer deux corpus différents : les fiches Personne et les fiches Organisme, ce qui permet de faire facilement des renvois des personnes aux organismes et réciproquement.
Dans le cas des fiches, on désire naturellement créer des champs distincts pour le nom et le prénom de la personne. Le premier réflexe est d’utiliser le champ « Titre » pour le nom et le champ « Sous-titre » pour le prénom. Cet usage pose plusieurs problèmes :
lors des sélections de fiches, seuls les noms apparaissent, il n’est pas possible de distinguer les doublons qui sont fréquents dans un annuaire ;
le prénom n’est visible que dans les cas où le champ sous-titre est prévu (comme lors de la recherche de fiches) et il se place en dessous du nom de manière peu élégantes ;
dans certains cas, on préfère une écriture bibliographique (nom avant le prénom) dans d’autres une écriture classique (prénom + nom) ;
la fiche Personne peut correspondre à un rédacteur qui possède un identifiant de sphère, on peut désirer ne pas avoir à faire de la double saisie.
Le logiciel propose la procédure suivante afin de résoudre ce problème :
Créez un champ Propriété croisé avec les sphères (par usage, on utilise le nom personne mais ce n’est pas obligatoire) ;
Dans Options des champs, vous verrez apparaître pour ce champ l’option Propriété correspondant à une personne principale, cocher cette case (cette option n’est disponible que pour les propriétés croisées avec les sphères).
Cette option a pour conséquence de remplacer dans le formulaire de saisie de la fiche le classique champ de saisie d’une propriété par deux champs de saisie, un champ Nom et un champ Prénom plus une coche Nom avant le prénom utilisée pour indiquer que le nom est toujours placé avant le prénom (c’est le cas des noms chinois). Si la personne correspond à un rédacteur de la base, il suffit d’indiquer son identifiant de sphère dans le champ Nom.
Dans Options des champs > Options du titre, indiquez que le titre est généré automatiquement à partir de la propriété personne en saisissant dans la zone de saisie Titre généré automatiquement : « {propriete_personne} »
le titre est alors formé par le nom suivi du prénom, il est possible de le former différemment comme indiqué dans Génération automatique des titres