Le logiciel BaseDeFiches propose deux principaux types de champ pour une fiche :
les champs « à items » : c’est à dire les champs contenant une ou plusieurs courtes informations répondant souvent à un formatage précis comme les lien internet, les adresses de courrier électronique, les codes ISO d’une langue, les date, les numéros de téléphone, etc. Les champs « à item » sont les champs Propriété, Information et le champ Rédacteurs.
les champs de texte qui comme leur nom l’indique sont fait pour stocker du texte et qui proposent des options de formatage du texte (niveau de titre, listes à puce, citation, etc.).
Les fiches de type « Annuaire » feront un usage intensif des champs « à items » alors que les fiches de type « Expérience » utiliseront plutôt quelques champs de texte et limiteront l’utilisation des champs « à items » aux données essentielles.
Le nombre de champs est illimité. Pour construire son format de fiche, un administrateur part de six champs spéciaux et a la possibilité de créer des champs de type « Propriété », « Annexe » et « Information ».
Les champs spéciaux
Les six champs spéciaux sont :
idcorpus : le numéro de la fiche)
titre : le titre de la fiche
redacteurs : le champ des rédacteurs de la fiche
lang : la langue de la fiche
soustitre : le sous-titre de la fiche
texte : le texte principal de la fiche
Le numéro de la fiche idcorpus est entièrement géré par le logiciel ; ni l’utilisateur ni l’administrateur n’y ont accès.
titre, redacteurs et lang sont trois champs obligatoires qui sont automatiquement créés à la création d’un corpus. soustitre et texte sont deux champs optionnels très répandus qui peuvent être activés via la page Création de champs.
titre et soustitre sont deux champs de texte brut (c’est à dire sans possibilité de formatage ni même de retour à la ligne) afin de faciliter leur utilisation dans d’autres contextes que la fiche elle-même (dans les moteurs de recherche, les statistiques, etc.). Le champ titre possède la particularité de pouvoir être généré automatiquement suivant le contenu d’autres champs de la fiche (voir (voir Génération automatique des titres).
redacteurs est un champ « à items » qui fonctionnent comme un champ Information croisé avec les sphères (voir ci-dessous).
lang a comme valeur un code ISO de langue unique. Les valeurs possibles pour la langue dépendent de la configuration de la base. Par défaut, la langue doit être une langue de travail. Si la base n’a qu’une langue de travail et aucune langue complémentaire, la langue de la fiche est automatiquement la langue de travail, le champ n’apparaît même pas dans l’interface de saisie.
texte est évidemment un champ de texte.
Les champs de type « Propriété » et « Information »
Les champs Propriété et Information sont des champs « à items ». L’unique différence entre un champ Propriété et un champ Information est la suivante : un champ Propriété ne peut contenir que 0 ou 1 item alors que le champ Information peut contenir un nombre illimité d’items.
La limitation du champ Propriété facilite son traitement, notamment pour les exportations des fiches sous forme tabulaire mais aussi au moment de la mise forme HTML pour un site web public. Un champ Propriété est adapté pour une date si on veut avoir des possibilités de tri ou, par exemple, pour l’adresse principale de courrier électronique (pour faciliter la gestion de liste de diffusion). Dans le dernier exemple, on pourra compléter le champ Propriété de l’adresse principale par un champ Information donnant la possibilité d’indiquer des adresses alternatives.
Les différents types d’items et les filtres
Le format de la base de fiches propose sept types d’items :
item : texte brut non formaté (autrement appelé « donnée quelconque »).
personne : indication d’une personne avec son nom, son prénom et éventuellement son organisme
langue : indication d’une langue sur la base du code ISO
pays : indication d’un pays sur la base du code ISO
datation : indication d’une date, une date peut se limiter à l’indication d’un mois et d’une année, voire se limiter à une année
courriel : indication d’un courrier électronique avec la possibilité de distinguer l’adresse brut du nom d’envoi (exemple : Jean Dupont <jdupont@example.com>)
link : indication d’un lien avec la possibilité d’indiquer l’URL, le titre et un commentaire
Au moment de la création d’un champ Propriété ou Information, il est nécessaire d’indiquer le type de données que comprendra le champ. Il n’est pas possible pour le moment de modifier le type de données du champ une fois créer (sauf en modifiant directement le fichier XML de configuration du corpus).
Par défaut, un champ peut contenir soit des données du type indiqué, soit des données quelconques (Personne + Item, Pays + Item). Ainsi les données saisies qui ne suivent pas les règles de formatage du type de données du champ (par exemple, un lien internet mal formé) sont traitées comme des données quelconques. Cela permet de conserver la saisie de l’utilisateur même s’il est fausse (il pourra la corriger par la suite s’il s’aperçoit que le résultat est incorrect).
Note : lorsque le logiciel sera doté de possibilité de validation des champs avant enregistrement, il sera possible d’interdire la présence de données quelconques dans un champ. Ainsi sera-t-on toujours assuré que les données enregistrées correspondent bien au bon format.
Lorsque le type de données correspond à une personne, il sera possible d’utiliser dans le champ les identifiants de sphères afin de pas avoir à resaisir les nom et prénom de la personne. Le champ obligatoire Rédacteur est l’équivalent d’un champ Information avec le type de données Personne.
Les champs de type « Annexe »
Les champs de type « Annexe » sont des champs de texte au même comportement que le champ Texte. S’y applique toutes les normes de saisie (voir Normes de saisie dans les champs Texte).