La personnalisation des formulaires de saisie des différentes fiches est une étape très importante pour l’administrateur d’une base. C’est elle qui va permettre d’offrir l’interface la plus claire et la plus cohérente possible aux utilisateurs de la base.
La personnalisation des formulairse de saisie se fait grâce à plusieurs pages différentes qui se trouvent toutes dans la partie de gestion du corpus (Administration->Gestion des corpus). Ce sont les pages Intitulés, Gestion des intitulés et Gestion des interfaces. La personnalisation des formulaires n’affecte pas la structure de la base, elle peut donc se faire sans risque de pertes de données et à n’importe quel moment, bien après la création du corpus si nécessaire.
Il est à noter que la personnalisation d’un formulaire de saisie modifie également le modèle d’affichage par défaut d’une fiche.
Les différentes possibilités de personnalisation ne sont pas abordées dans l’ordre des commandes mais dans l’ordre de facilité de mise en œuvre.
Note : les différents formulaires sont désignés sous la forme {nom de la page}->{nom du formulaire}.
Modifier les intitulés des champs
Tant que les intitulés des différents champs n’ont pas été fixés, ce sont les noms techniques des champs qui apparaissent dans les formulaires. Les intitulés se modifient via le formulaire Intitulés->Intitulés. Si la base travaille avec plusieurs langues, il y a un champ de saisie pour chaque langue.
Le formulaire des intitulés commence par trois intitulés particuliers :
Intitulé du corpus : c’est l’intitulé qui sera utilisé pour désigner le corpus dans l’interface (par exemple, dans la liste déroulante de saisie d’une nouvelle fiche)
Intitulé d’une fiche existante : c’est l’intitulé qui précède le numéro et le titre d’une fiche quand celle-ci apparaît dans une liste. Par exemple, la fiche de suivi qui porte le titre « Réunion d’équipe » et de numéro 142 sera désignée avec l’expression complète « fiche de suivi n°142 - Réunion d’équipe » . Dans cet exemple, l’intitulé est « fiche de suivi n° » . On remarquera que l’abrégé du numéro doit être précisé dans l’intitulé, celui-ci dépendant de la langue (en français « n° » ). L’expression complète d’une fiche se construit ainsi :
{intitulé d’une fiche existante}{numéro de la fiche}~- {titre de la fiche}
Intitulé d’une nouvelle fiche : cet intitulé n’est utilisé qu’à un seul endroit, comme titre du formulaire de saisie d’une nouvelle fiche.
Changer l’ordre des champs
L’ordre d’apparition des champs dans le formulaire de saisie se change à partir du formulaire Gestion de l'interface->Ordre d’apparition des composants. Ce formulaire propose une unique zone de saisie dans lequel se trouvent les noms techniques des différents champs les uns en dessous des autres. Il suffit de modifier de retravailler cette liste par copier/coller pour changer l’ordre des champs. Si le nom d’un champ est supprimé dans cette zone par mégarde , il sera positionné à la fin de liste. Ce formulaire peut donc être utilisé sans risque d’altération de la structure (de la même manière, en cas de doublon, c’est la dernière position qui compte).
Au début, la zone ne comprend que les noms techniques des champs, elle s’enrichira des noms techniques des différentes insertions qui vont être faite par la suite, comme décrit ci-dessous.
Modifier la taille des champs de saisie
Le formulaire Gestion de l'interface->Paramètres de saisie des champs permet de modifire la taille des champs. Pour chaque champ de la fiche, il est possible d’indiquer la largeur (soit une des trois valeurs prédéterminées : champ court, champ moyen, champ long, soit un nombre de colonnes) et le nombre de lignes.
Précisons que lorsqu’un champ d’une ligne contient une information longue (par exemple, un long sous-titre), le nombre de lignes du champ en question est augmentée automatiquement.
Insérer des possibilités d’indexation (lien avec des thésaurus)
L’administrateur a la possibilité d’indexer n’importe quelle fiche de n’importe quel corpus à n’importe quel mot-clé de n’importe quel corpus. Cette possibilité est également offerte à un utilisateur pour les fiches dont il est le rédacteur via la commande indexer accessible dans la liste des fiches. Cependant, le plus efficace est de permettre l’indexation directement dans le formulaire de saisie via une insertion de l’indexation. Surtout, cette indexation permet de n’insérer que les thésaurus pertinents.
La gestion de l’indexation se fait via la page Gestion des insertions->Insertion d’indexation (thésaurus). Le formulaire Nouvelle insertion dans le formulaire permet de sélectionner le thésaurus en question dans la liste déroulante Insertions disponibles. La question du choix entre Pas de spécification de poids et Pour un poids donné sera abordée plus loin ; dans un premier temps on peut se contenter du choix Pas de spécification de poids.
Lorsqu’une insertion est crée, elle apparaît dans la liste. Deux formulaires sont à disposition pour chaque insertion :
modifier : si Utiliser les intitulés par défaut est coché, c’est l’intitulé du thésaurus qui sera utilisé pour désigner le champ dans le formulaire de saisie ; en décochant Utiliser les intitulés par défaut il est possible de personnaliser cet intitulé.
supprimer : permet de supprimer l’insertion.
Lorsqu’une indexation est crée, elle apparaît dans le formulaire Gestion de l'interface->Ordre d’apparition des composants sous la forme thesaurus_{nom du thésaurus} et peut donc être placée n’importe où. L’indexation apparaît également dans le formulaire Gestion de l'interface->Paramètres de saisie des champs avec une option supplémentaire, l’option Type de saisie. Cette option a deux valeurs possibles : Champ texte, le champ est un champ normal et Liste déroulante où l’indexation se fait via une liste déroulante (cette dernière option est surtout pratique pour les thésaurus courts où l’on désire qu’il n’y ait qu’un seul mot-clé indexant la fiche).
Rappelons enfin que la suppression de l’insertion d’une indexation dans un formulaire ne supprime en rien les indexations entre fiches et mots-clés existantes.
Insérer des possibilités de liage (lien avec des corpus)
Une fiche peut toujours être liée à n’importe quelle fiche de n’importe quel corpus. C’est pourquoi un champ spécial appelé liage est toujours présent dans un formulaire. L’intitulé par défaut est « Renvois à d’autres fiches » , cet intitulé peut être modifié pour un formulaire de saisie particulier via la page Gestion des insertions->Champs spéciaux suivant le même principe que l’intitulé des indexations.
Il est cependant possible de créer un champ spécifique pour les liens entre une fiche et les fiches d’un corpus donné. Par exemple, dans le cas d’un annuaire avec des fiches Personnes et des fiches Organismes, on peut désirer avoir un champ particulier pour le lien entre une fiche Personne et le ou les fiches Organismes qui le concerne. Ce champ spécifique simplifie la saisie car l’utilisateur se contente d’indiquer le numéro de la fiche alors que dans le champ liage, il doit faire précéder le numéro par le nom du corpus et en plus la recherche via le « ++ » se fait directement dans le bon corpus.
La création des champs spécifiques se fait via la page Gestion des insertions->Insertion de liage (corpus). Cette page fonctionne exactement comme pour l’insertion d’indexation (possibilité de modifir l’intitulé par défaut, etc.).
Comme pour l’indexation, le champ de liage apparaît dans le formulaire Gestion de l'interface->Ordre d’apparition des composants sous la forme corpus_{nom du corpus}. En revanche, il n’apparaît pas dans le formulaire Gestion de l'interface->Paramètres de saisie des champs, l’interface d’un champ de liage n’étant pas paramétrable (les liens existants apparaissent sous forme de case à cocher, un champ texte permet d’indiquer de nouvelles fiches).
Aérer et clarifier le formulaire avec des commentaires
Les commentaires permettent d’intercaler entre les champs de saisie du formulaire du code HTML, par exemple une ligne horizontale afin de marquer les différentes parties du formulaire ou du texte rappelant certaines normes du saisie du formulaire. Les commentaires sont gérés dans la page Gestion des insertions->Insertion de commentaires.
Le formulaire Création d’un nouveau commentaire permet d’en créer un nouveau. Le commentaire doit être défini pour chaque langue de la base. Il est possible d’insérer du code HTML. L’option Emplacement permet de préciser si le commentaire est destiné uniquement au formulaire (lorsqu’il s’agit d’un indication de saisie par exemple), uniquement au modèle d’affichage de la fiche (par exemple, l’insertion d’une image ou d’un texte d’introduction) ou au deux.
Une fois créé, un commentaire apparaît dans la liste et peut être modifié ou supprimé. Un commentaire se voit automatiquement attribué un nom : comment_{nom du corpus}{numéro de commentaire}. Ce nom se retrouve dans le formulaire Gestion de l'interface->Ordre d’apparition des composants afin de pouvoir changer sa position. Seule exception à la règle de l’ordre des composants, un commentaire peut apparaître plusieurs fois dans le formulaire, cette fonction est pratique si le commentaire définit un séparateur au sein du formulaire.
Un commentaire est cependant propre à un corpus et ne peut pas être partagé entre plusieurs interfaces.
Ligne de séparation :
<hr/>
Texte en rouge :
<p style="color:red;">Ce champ est obligatoire !</p>
Exemple de commentaires
Cas particulier de l’association avec des documents
N’importe quelle fiche de n’importe quel corpus peut être associée à des documents. Cependant, comme cette association n’est pas toujours pertinente, elle n’est pas activée à la création d’un corpus. Le formulaire Gestion des insertions->Champs spéciaux->Association avec des documents permet d’activer ou de désactiver cette association. Rappelons que la désactivation ne supprime pas les associations existantes, elle supprime simplement l’accès à l’interface.
Une fois activée, il est possible de modifier l’intitulé par défaut de l’association comme pour le liage. L’activation crèe également un composant association qui se trouve inséré dans le formulaire Gestion de l'interface->Ordre d’apparition des composants. L’association n’est pas gérée directement dans le formulaire de saisie d’une fiche, le composant association sert simplement à rappeler les associations en cours.
Paramètrage avancé : la pondération des insertions
Le lien entre une fiche et un mot-clé ou une fiche et une autre fiche peut être pondéré, c’est à dire qu’il lui est attribué un poids sous forme d’un entier strictement positif. Le poids permet de distinguer les liens entre eux. La signification exacte du poids est laissé à l’appréciation du gestionnaire de la base.
Par exemple, le poids est souvent utilisé dans les liens entre des fiches et des identifiants de dossiers pour marquer l’ordre des fiches dans un dossier. Pour des mots-clés thématiques, le poids permettra de distinguer les thèmes importants de la fiche des thèmes secondaires, etc.
Au moment de la saisie, le poids est indiqué en faisant suivre le numéro par « + quelquechose » . Le poids par défaut étant 1, « +0 » ou l’absence de plus indique le poids 1, « + ou + 1 » le poids 2, « ++ ou + 2 » le poids 3, etc.
Lorsqu’un gestionnaire de la base veut donner à un poids une signification particulière et qu’il veut être sûr que ses utilisateurs l’utiliseront, il peut dans les insertions créer un champ spécifique au poids en question. C’est la signification de l’option Pour un poids donné des formulaires Nouvelle insertion dans le formulaire. Lorsqu’il utilise cette option, l’administrateur doit indiquer dans le mini-champ texte accolé au « + » la valeur du poids qu’il veut traiter : ce doit être un entier positif (+0 pour un poids 1, + 1 pour un poids 2, etc.).
Il se crèe alors une nouvelle insertion qui porte le nom {corpus/thesaurus}_{nom du corpus/thésaurus}:{poids}. Cette insertion peut être paramètrée comme n’importe quelle autre insertion du même type. Il est là conseillé de changer l’intitulé par défaut afin que cette insertion soit compréhensible par les utilisateurs.
On peut créer autant d’insertions que l’on veut pour des poids différents. Dans le cas de l’indexation, il est conseillé de garder pour un thésaurus une insertion avec l’option Pas de spécification de poids afin que les liens qui ont des poids différents de ceux indiqués dans les insertions puissent être traités. Cette précaution n’a pas lieu d’être pour les corpus puisque le champ liage est toujours présent pour traiter les liens hors insertion particulière.
Dans le cas des liens entre fiches de différents corpus, il faudra veiller à ce que les différents formulaires soient cohérents.
Distinction de l'importance de mots-clés de thèmes :
Thème principal : thesaurus_thema:1
Autres thèmes : thesaurus_thema
Liens croisés entre des fiches personnes et des fiches organismes :
Au niveau du formulaire de la personne
Organisme actuel : corpus_organisme:2
Anciens organismes : corpus_organisme:1
Au niveau du formulaire de l'organisme
Personnes employées : corpus_personne:2
Personnes anciennement employées : corpus_personne:1
Exemples d’insertions pondérées